สิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับ Pulse Survey

Survey แปลว่า "แบบสำรวจ" หรือ "การสำรวจ" หมายถึงการเก็บความคิดเห็น ความรู้สึก หรือข้อเท็จจริงจากคนกลุ่มหนึ่งด้วยชุดคำถามที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า แล้วนำคำตอบทั้งหมดมาสรุปเป็นภาพรวมเพื่อใช้ตัดสินใจ ส่วน Pulse Survey คือแบบสำรวจฉบับสั้นที่ส่งซ้ำอย่างสม่ำเสมอ ปกติมีคำถาม 1 ถึง 15 ข้อ เพื่อจับ "ชีพจร" ของทีมแบบต่อเนื่อง แทนที่จะรอถามครั้งใหญ่ปีละครั้ง

บทความนี้เริ่มจากความหมายของคำว่า survey แบบตรงไปตรงมา แล้วค่อยพาคุณเข้าสู่ Pulse Survey ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ผู้นำองค์กรใช้จริงในการติดตามสุขภาพของทีม

Survey คืออะไร และแปลว่าอะไร

Survey คือเครื่องมือเก็บข้อมูลจากกลุ่มตัวอย่างหรือจากคนทั้งกลุ่ม โดยใช้คำถามชุดเดียวกันกับทุกคน เพื่อให้คำตอบที่ได้เปรียบเทียบกันได้ ผลลัพธ์ของ survey จึงไม่ใช่ความเห็นของใครคนใดคนหนึ่ง แต่เป็นภาพรวมที่บอกว่าคนส่วนใหญ่คิดหรือรู้สึกอย่างไร

คำนี้ใช้ได้กว้างมาก ตั้งแต่แบบสำรวจความคิดเห็นลูกค้า แบบสำรวจตลาด แบบสำรวจความพึงพอใจของพนักงาน ไปจนถึงการสำรวจพื้นที่ก่อนงานก่อสร้าง ในบริบทที่ทำงาน คำว่า survey มักหมายถึงแบบสอบถามที่ส่งให้พนักงานตอบ

องค์ประกอบของ survey ที่ใช้งานได้จริงมีสามอย่าง

1. วัตถุประสงค์ที่ชัดเจน คุณอยากรู้อะไร และจะเอาคำตอบไปทำอะไรต่อ
2. คำถามที่ตอบได้ตรงและไม่กำกวม คำถามที่ตีความได้หลายทางจะให้ข้อมูลที่ใช้ไม่ได้
3. แผนการนำผลไปใช้ ถ้าไม่มีขั้นตอนนี้ คนตอบจะเรียนรู้ว่าการตอบไม่มีความหมาย และอัตราการตอบจะลดลงในรอบถัดไป

เซอร์เวย์ กับ แบบสำรวจ ใช้คำไหนตอนไหน

เซอร์เวย์ คือการทับศัพท์คำว่า survey ตรงตัว คนทำงานไทยใช้คำนี้ในภาษาพูดและในแชททีมเป็นปกติ เช่น "เดี๋ยวส่งเซอร์เวย์ให้ตอบนะ" หรือ "ผลเซอร์เวย์ออกแล้ว" ฟังแล้วเป็นธรรมชาติและไม่มีใครรู้สึกแปลก

แบบสำรวจ หรือ การสำรวจ เป็นคำไทยที่ใช้ในเอกสารทางการ ประกาศภายใน สไลด์นำเสนอผู้บริหาร และรายงานที่ต้องส่งออกนอกองค์กร ถ้าคุณกำลังเขียนอีเมลแจ้งพนักงานทั้งบริษัท คำว่า "แบบสำรวจ" จะดูสุภาพและเป็นทางการกว่า

หลักง่าย ๆ ที่ทีม HR และผู้จัดการส่วนใหญ่ใช้กันคือ พูดว่า "เซอร์เวย์" เขียนว่า "แบบสำรวจ" ส่วนชื่อเครื่องมือเฉพาะอย่าง Pulse Survey, Employee Engagement Survey หรือ Pulse Check นิยมคงไว้เป็นภาษาอังกฤษ เพราะการแปลจะทำให้ความหมายเฉพาะทางหายไป

Survey กับ Pulse Survey ต่างกันอย่างไร

คนจำนวนมากใช้สองคำนี้สลับกัน แต่ในทางปฏิบัติมันคือเครื่องมือคนละแบบ ที่ตอบคำถามคนละคำถาม

ความถี่ Survey ทั่วไปในองค์กรมักทำปีละครั้ง หรืออย่างมากปีละสองครั้ง ส่วน Pulse Survey ถูกออกแบบมาให้ส่งซ้ำ อาจเป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส

ความยาว Survey ประจำปีมักมี 40 ถึง 80 ข้อ เพื่อครอบคลุมทุกมิติของประสบการณ์พนักงาน ส่วน Pulse Survey มีคำถาม 1 ถึง 15 ข้อ และยิ่งส่งบ่อยเท่าไร จำนวนคำถามยิ่งต้องน้อยลงเท่านั้น

วัตถุประสงค์ Survey ประจำปีตอบคำถามว่า "ปีที่ผ่านมาเราอยู่ตรงไหน" เหมาะกับการวางแผนระยะยาวและการเทียบกับ Benchmark ส่วน Pulse Survey ตอบคำถามว่า "ตอนนี้ทีมเป็นอย่างไร" และเหมาะกับการแก้ปัญหาก่อนที่มันจะบานปลาย

สิ่งที่คุณทำกับผลลัพธ์ ผล survey ประจำปีมักจบที่รายงานและแผนปฏิบัติการรายปี ส่วนผล Pulse Survey ควรจบที่บทสนทนาระหว่างผู้จัดการกับทีมภายในสัปดาห์เดียวกัน

องค์กรที่ได้ผลดีที่สุดไม่ได้เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง แต่ใช้ทั้งสองอย่างคู่กัน survey ประจำปีให้ภาพลึกและกว้างปีละครั้ง ส่วน Pulse Survey ทำให้คุณไม่ต้องรออีกสิบสองเดือนกว่าจะรู้ว่ามีอะไรเปลี่ยนไป

ตารางเปรียบเทียบคำที่ใช้บ่อย

หมายเหตุ: Pulse Check กับ Pulse Survey ใกล้เคียงกันมาก ต่างกันตรงที่ Pulse Check มักสั้นกว่าและไม่จำเป็นต้องเก็บเป็นข้อมูลเชิงสถิติ ในขณะที่ Pulse Survey ถูกออกแบบมาให้ติดตามแนวโน้มได้จริงตลอดเวลา

Pulse Survey คืออะไร ?

Pulse Survey เป็นเทคนิคที่ทำเพื่อให้ได้มุมมองหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับบรรยากาศในที่ทำงานอย่างรวดเร็ว หรือก็คือแบบสำรวจความผูกพันต่อองค์กรของพนักงานขนาดพอดีคำ เป็นชุดคำถามสั้น ๆ ซึ่งประกอบไปด้วยคำถามประมาณ 1 ถึง 15 ข้อ และถูกส่งให้พนักงานเป็นประจำ

ชื่อ "Pulse" มาจากการจับชีพจร แพทย์ไม่ได้จับชีพจรคนไข้ปีละครั้งแล้วสรุปว่าสุขภาพดี เขาจับบ่อย ๆ เพราะตัวเลขที่เปลี่ยนไปคือสัญญาณ ไม่ใช่ตัวเลขในวันใดวันหนึ่ง หลักการเดียวกันนี้ใช้กับทีมได้เช่นกัน

วัตถุประสงค์หลัก ๆ ของ Pulse Survey มีอยู่ 3 ข้อด้วยกัน คือ

1. ช่วยวัดและเพิ่มระดับ Engagement ของพนักงาน
2. ช่วยประเมินแผนปฏิบัติการที่มีอยู่ว่าใช้การได้หรือไม่ เพื่อที่จะแก้ไขได้อย่างรวดเร็วและทันเวลา
3. ช่วยแสดงให้เห็นว่า Feedback ของพนักงานมีความสำคัญต่อองค์กร

เหตุผลที่ข้อสามสำคัญกว่าที่หลายคนคิด คือ Pulse Survey ไม่ได้เป็นแค่เครื่องมือวัด มันคือสัญญาณที่องค์กรส่งให้พนักงานทุกครั้งที่ถาม ว่าความเห็นของพวกเขามีที่ทาง และเมื่อพนักงานเห็นว่าคำตอบของตัวเองนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงจริง อัตราการตอบในรอบถัดไปจะสูงขึ้นเอง

Pulse Survey ต่างจากแบบสำรวจ Employee Engagement ประจำปีอย่างไรบ้าง ?

ความถี่: Pulse Survey จะถูกส่งให้พนักงานเป็นประจำอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งต่างจากแบบสำรวจประจำปีที่ถูกส่งให้พนักงานเพียงแค่ปีละครั้ง Pulse Survey อาจถูกส่งเป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส ความถี่ในการส่ง Pulse Survey นั้นไม่มีกฎตายตัว แต่จะขึ้นอยู่กับว่าบริษัทของคุณต้องการเห็นผลจากการสำรวจบ่อยแค่ไหน และบริษัทของคุณสามารถตอบสนองต่อผลลัพธ์ได้เร็วแค่ไหน

ความเฉพาะเจาะจง: Pulse Survey มักจะเน้นถามคำถามทีละหัวข้อหรือเป็นชุดหัวข้อที่มีความเกี่ยวข้องกัน ในขณะที่แบบสำรวจ Employee Engagement ประจำปีอาจครอบคลุมหัวข้อต่าง ๆ ในการทำงานที่กว้างกว่า

ความยาว: Pulse Survey นั้นสั้นกว่าแบบสำรวจ Employee Engagement ประจำปีมาก ส่วนใหญ่แล้วจะมีคำถามเพียงแค่ 1 ถึง 15 ข้อเท่านั้น สำหรับจำนวนคำถามที่ต่างกัน หาก Pulse Survey ถูกส่งในความถี่ที่มากขึ้น จำนวนคำถามที่มีก็ควรจะน้อยลง

ความสดของข้อมูล: นี่คือข้อแตกต่างที่ส่งผลต่อการตัดสินใจมากที่สุด ข้อมูลจากแบบสำรวจประจำปีมีอายุเฉลี่ยหกเดือนในวันที่คุณได้อ่านมัน ปัญหาที่พนักงานรายงานอาจคลี่คลายไปแล้ว หรือกลายเป็นเรื่องใหญ่ไปแล้ว ส่วนข้อมูลจาก Pulse Survey ยังใหม่พอที่จะทำอะไรกับมันได้

หากคุณกำลังวางแผนทำแบบสำรวจประจำปีควบคู่กันไป เราได้สรุปขั้นตอนตั้งแต่การออกแบบไปจนถึงการวิเคราะห์ผลไว้ในคู่มือวิธีดำเนินการและวิเคราะห์แบบสอบถาม Employee Engagement

Pulse Survey มีประโยชน์อย่างไร ?

สำหรับพนักงาน: Pulse Survey เป็นเครื่องมือในการสนับสนุนความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน (Well-being) เนื่องจากจะทำให้พนักงานรู้สึกได้รับการดูแลเอาใจใส่มากขึ้น พนักงานสามารถได้รับการช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างครบถ้วนและทันท่วงทีผ่าน Feedback ที่ให้กับผู้จัดการของพวกเขาเป็นประจำ นอกจากนี้พนักงานจะรู้สึกมีส่วนร่วมในการขับเคลื่อนวัฒนธรรมองค์กรมากขึ้นเมื่อพวกเขามีช่องทางในการออกความคิดเห็นต่าง ๆ

สำหรับผู้นำและผู้จัดการ: Pulse Survey ช่วยให้ผู้นำและผู้จัดการเข้าใจความรู้สึกและสภาพจิตใจของพนักงาน รวมถึงความท้าทายที่พวกเขากำลังเผชิญอยู่ได้ทันเวลาและดียิ่งขึ้น และนำ Feedback ของพนักงานมาดำเนินการในเวลาที่เหมาะสมเพื่อช่วยแก้ปัญหาให้กับพนักงานอย่างทันท่วงที นอกจากนี้ Pulse Survey ยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้นำได้เห็นคำตอบที่ตรงไปตรงมาและเชื่อถือได้มากกว่าแบบสำรวจประจำปี เพราะพนักงานสามารถตอบตามความรู้สึกในช่วงเวลานั้น ๆ ได้เลยโดยไม่ต้องรอถึงรอบรายปี และสำหรับผู้นำที่ทำหน้าที่เป็นโค้ช Pulse Survey ยังใช้เป็นเครื่องมือติดตามผลได้ด้วย โดยวัดและแสดงให้เห็นว่าโปรแกรมการโค้ชที่ทำให้กับพนักงานส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างไรบ้าง

จุดนี้สำคัญเป็นพิเศษ เพราะงานวิจัยของ Gallup ที่วิเคราะห์ทีมทำงาน 11,781 ทีม พบว่าผู้จัดการมีส่วนอธิบายความแตกต่างของระดับ Engagement ระหว่างทีมได้อย่างน้อย 70% (Gallup, State of the American Manager, 2015) แปลว่าข้อมูลที่ไปไม่ถึงมือผู้จัดการ คือข้อมูลที่แทบไม่มีโอกาสเปลี่ยนอะไรเลย

สำหรับองค์กร: Pulse Survey ช่วยให้องค์กรติดตามการเปลี่ยนแปลงและดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว รวมไปถึงการลดอัตราการลาออกและเพิ่ม Engagement ของพนักงาน เพราะองค์กรสามารถแก้ไขปัญหาที่พนักงานกำลังเผชิญอยู่ได้ทันเวลา องค์กรสามารถใช้ชุดคำถามใหม่ ๆ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่นำไปต่อยอดได้ และที่สำคัญที่สุด Pulse Survey จะช่วยขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลง ส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร และสร้างความสามัคคีในหมู่พนักงาน เนื่องจากพนักงานได้มีส่วนร่วมในการพูดคุยถึงหัวข้อต่าง ๆ ร่วมกันอย่างสม่ำเสมอ และเมื่อพนักงานมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันมากขึ้น โดยเฉพาะในการพูดคุยหัวข้อที่ไม่เกี่ยวกับงาน พวกเขามีแนวโน้มที่จะทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นในฐานะทีม

เนื้อหาของ Pulse Survey และตัวอย่างคำถาม

Pulse Survey เป็นแบบสอบถามที่จะช่วยให้องค์กรเข้าใจความผูกพันต่อองค์กรของพนักงานในแง่มุมต่าง ๆ ของชีวิตการทำงาน จากคำถามที่ส่งให้กับพนักงานเป็นประจำในแต่ละหัวข้อ เช่น

• ความสุขในที่ทำงาน: จากระดับคะแนน 0 ถึง 10 คุณมีความสุขในที่ทำงานมากแค่ไหน?
• ความพึงพอใจในการทำงาน: คุณรู้สึกเครียดกับงานหรือมีงานมากเกินจนรู้สึกไม่ไหว?
• การชื่นชมยอมรับ: คุณรู้สึกว่างานที่คุณกำลังทำอยู่เป็นงานที่มีความสำคัญ?
• การให้ Feedback: คุณได้รับ Feedback ในที่ทำงานอย่างเพียงพอ?
• ความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานและหัวหน้า: คุณได้พูดคุยเรื่องสำคัญหรือทำงานร่วมกันกับหัวหน้าของคุณ?
• ความสอดคล้องกับทิศทางขององค์กร: คุณรู้ว่างานของคุณมีส่วนสำคัญต่อเป้าหมายหรือภารกิจของบริษัทอย่างไร?
• การเป็นตัวแทนขององค์กร: คุณมีแนวโน้มที่จะแนะนำองค์กรของคุณว่าเป็นที่ที่ดีที่น่าทำงาน?
• โอกาสในการเรียนรู้และพัฒนา: การทำงานที่นี่ ทำให้คุณรู้สึกว่าตัวเองได้เรียนรู้และมีการเติบโต?

Pulse Survey ของคุณไม่จำเป็นต้องรวบรวมคำถามในทุกแง่มุมของการทำงาน สิ่งสำคัญคือคุณต้องถามในสิ่งที่นำมาปรับใช้ให้เข้ากับเป้าหมายและสิ่งที่ต้องการติดตามในองค์กรของคุณได้ โดยควรเน้นถามเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องและสำคัญต่อองค์กรของคุณเท่านั้น

หากต้องการชุดคำถามที่พร้อมนำไปใช้ได้ทันที เรารวบรวมไว้ให้แล้วใน 25 คำถาม Pulse Survey ที่มีประสิทธิภาพ และหากคุณอยากเข้าใจว่าทำไมคำถามแต่ละข้อจึงถูกเลือกมา เราได้อธิบายฐานงานวิจัยไว้ใน 11 มิติที่ทำนายประสิทธิภาพของทีม

ข้อควรระวังเรื่องการตั้งคำถาม คำถามที่เกี่ยวกับค่านิยมหรือวัฒนธรรมองค์กร ควรถามในมุม "พวกเรา" ไม่ใช่ "ฉัน" เช่น ถามว่า "พวกเราให้ Feedback กันอย่างตรงไปตรงมา" แทนที่จะถามว่า "ฉันให้ Feedback อย่างตรงไปตรงมา" เพราะคนประเมินพฤติกรรมของกลุ่มได้แม่นยำกว่าประเมินตัวเอง และคำถามในรูปแบบ "พวกเรา" ยังลดแรงกดดันที่จะตอบให้ดูดีลงไปด้วย

เคล็ดลับในการทำ Pulse Survey ให้ได้ประสิทธิภาพสูงที่สุด

คุณในฐานะผู้นำองค์กรหรือผู้จัดการจะได้รับประโยชน์สูงสุดจาก Pulse Survey ก็ต่อเมื่อรู้วิธีใช้เครื่องมือนี้อย่างถูกวิธี เพื่อที่จะเปลี่ยน Pulse Survey ให้เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ ผู้นำองค์กรและผู้จัดการควรทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. กำหนดกลยุทธ์สิ่งที่ต้องการวัดให้สอดคล้องกับกระบวนการและค่านิยมของบริษัท
2. เรียนรู้และทำความเข้าใจในการนำสิ่งที่ต้องการวัดมาใช้
3. กำหนดว่าใครเป็นผู้ที่ได้รับ Feedback และวิธีการที่จะใช้ในการวิเคราะห์และแบ่งปันข้อมูล
4. สื่อสารกับพนักงานเกี่ยวกับเป้าหมาย ระดับความเป็นส่วนตัวของพนักงาน และเหตุผลในการนำ Feedback ของพวกเขาไปใช้
5. จัดโปรแกรมอบรมให้กับพนักงานและผู้จัดการ
6. ดำเนินการในรูปแบบที่สามารถวัดผล บันทึก และสื่อสารให้กับพนักงานได้
7. เรียนรู้จาก Feedback และข้อมูลที่รวบรวมได้ต่อไป

ขั้นตอนที่คนข้ามบ่อยที่สุดคือข้อ 4 และเป็นข้อที่ทำให้ Pulse Survey ล้มเหลวมากที่สุด ในบริบทที่ทำงานไทย ความกังวลว่าคำตอบจะย้อนกลับมาหาตัวเองเป็นอุปสรรคที่ใหญ่กว่าที่หลายองค์กรประเมินไว้ การอธิบายให้ชัดตั้งแต่ต้นว่าใครเห็นข้อมูลอะไรบ้าง และข้อมูลถูกรวมกลุ่มอย่างไร คือสิ่งที่ทำให้คนกล้าตอบตามจริง เราเขียนถึงเรื่องนี้ไว้อย่างละเอียดในวิกฤตความไว้ใจในที่ทำงานไทย

ความท้าทายในการทำ Pulse Survey: การวิเคราะห์ข้อมูล

Pulse Survey อาจดูเป็นเครื่องมือที่นำมาใช้ได้ง่ายและให้ข้อมูลที่สำคัญต่อองค์กรได้เป็นอย่างดี แต่ความท้าทายที่แท้จริงคือการใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพ ในการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้รับจาก Pulse Survey คุณจะต้องนำข้อมูลเหล่านั้นมาเชื่อมโยงกับการปฏิบัติ เพื่อให้องค์กรมุ่งเน้นการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญจริง ๆ ต่อองค์กร

และอย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่า Pulse Survey ทำได้ในความถี่ที่แตกต่างกัน ซึ่งส่งผลให้ความยากในการวิเคราะห์ข้อมูลต่างกันไปด้วย Pulse Survey แบบรายวันอาจให้ข้อมูลที่แม่นยำและเป็นประโยชน์ที่สุดสำหรับคุณ แต่ต้องไม่ลืมว่ายิ่งมีข้อมูลมากขึ้นเท่าไร การวิเคราะห์ก็ยิ่งยุ่งยากขึ้นเท่านั้น

ความท้าทายข้อที่สองที่พูดถึงกันน้อยกว่า คือ อัตราการใช้งาน แบบสำรวจที่ออกแบบมาดีแค่ไหนก็ไม่มีประโยชน์ถ้าไม่มีคนตอบ เครื่องมือด้านวัฒนธรรมองค์กรในตลาดมีอัตราการใช้งานเฉลี่ยเพียง 25% ซึ่งแปลว่าข้อมูลที่ผู้บริหารได้เห็นมาจากคนหนึ่งในสี่ที่เลือกจะตอบเอง ไม่ใช่ภาพขององค์กรทั้งหมด เราเรียกช่องว่างระหว่างเครื่องมือที่ถูกใช้จริงทุกวันกับเครื่องมือที่ถูกทิ้งไว้ว่า ช่องว่างการกระตุ้น (Activation Gap)

จากการวัด สู่การกระตุ้นวัฒนธรรม (Culture Activation)

Pulse Survey ที่ดีไม่ควรจบที่แดชบอร์ด นี่คือจุดที่แนวคิด การกระตุ้นวัฒนธรรม (Culture Activation) ต่างจากการวัดวัฒนธรรมแบบเดิม การวัดบอกคุณว่าตอนนี้อยู่ตรงไหน ส่วนการกระตุ้นคือการทำให้พฤติกรรมเปลี่ยนทุกวันจนกลายเป็นวัฒนธรรมที่ทำงานได้จริง

ที่ Happily.ai เราออกแบบการเช็กอินรายวัน (Daily Check-in) ให้ใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งนาที และใส่กลไกทางพฤติกรรมศาสตร์เข้าไป ทั้งการให้คำชมเพื่อนร่วมทีม การสะสม Gems เพื่อแลกสิทธิประโยชน์ และการให้ Feedback ที่ส่งถึงผู้จัดการทันที ผลคืออัตราการใช้งานที่ 97% เทียบกับค่าเฉลี่ยอุตสาหกรรมที่ 25% (ข้อมูลภายในจาก Happily.ai)

ข้อมูลที่ได้ทุกวันถูกแปลงเป็นคะแนน DEBI (ดัชนีพฤติกรรมความผูกพันแบบไดนามิก) ซึ่งเป็นคะแนนความผูกพันของทีมในสเกล 0 ถึง 100 ที่คำนวณจากพฤติกรรมจริงในแต่ละวัน ไม่ใช่จากความทรงจำของคนตอบแบบสอบถามปีละครั้ง เปรียบเทียบง่าย ๆ แบบสำรวจ Engagement ประจำปีเหมือนการชั่งน้ำหนักปีละครั้ง ส่วน DEBI เหมือนการชั่งทุกวัน ตัวเลขวันเดียวไม่มีความหมายมากนัก แต่เส้นแนวโน้มบอกคุณได้ว่าสิ่งที่ทำอยู่กำลังได้ผลหรือไม่

ผู้จัดการแต่ละคนจะเห็น Manager Scorecard ของทีมตัวเอง และผู้บริหารจะเห็นแผนที่จุดเสี่ยง (Hotspot Map) ว่าทีมไหนกำลังต้องการความช่วยเหลือก่อนที่ตัวเลขการลาออกจะบอก อ่านเพิ่มเติมได้ที่ แบบสำรวจความสุขรายวัน (Daily Pulse Survey)

คำถามที่พบบ่อย

Survey แปลว่าอะไรSurvey แปลว่า "แบบสำรวจ" เมื่อหมายถึงตัวชุดคำถาม และแปลว่า "การสำรวจ" เมื่อหมายถึงกระบวนการเก็บข้อมูล ในภาษาพูดของคนทำงานไทยนิยมทับศัพท์ว่า "เซอร์เวย์" ส่วนในเอกสารทางการนิยมใช้คำว่า "แบบสำรวจ"

Pulse Survey ต่างจาก survey ทั่วไปอย่างไรต่างกันสามเรื่องหลัก ความถี่ (Pulse Survey ส่งซ้ำเป็นประจำ ส่วน survey ทั่วไปมักปีละครั้ง) ความยาว (1 ถึง 15 ข้อ เทียบกับ 40 ถึง 80 ข้อ) และวัตถุประสงค์ (Pulse Survey ใช้ติดตามสถานะปัจจุบันเพื่อแก้ไขได้ทัน ส่วน survey ประจำปีใช้วางแผนระยะยาว)

Pulse Check กับ Pulse Survey ต่างกันไหมใกล้เคียงกันมาก Pulse Check มักหมายถึงการเช็กสถานะทีมแบบเร็วมาก 1 ถึง 3 ข้อ ที่อาจไม่ได้เก็บเป็นข้อมูลสถิติ เช่น การถามความรู้สึกก่อนเริ่มประชุม ส่วน Pulse Survey ถูกออกแบบมาให้เก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบเพื่อดูแนวโน้มได้ตลอดเวลา

ควรทำ Pulse Survey บ่อยแค่ไหนขึ้นอยู่กับว่าองค์กรของคุณตอบสนองต่อผลลัพธ์ได้เร็วแค่ไหน หลักที่ใช้ได้จริงคือ อย่าถามบ่อยกว่าที่คุณจะลงมือทำอะไรกับคำตอบได้ ถ้าองค์กรของคุณประชุมทบทวนผลเดือนละครั้ง การส่งรายเดือนก็เพียงพอ แต่ถ้าผู้จัดการเห็นข้อมูลและคุยกับทีมได้ทุกสัปดาห์ การส่งรายวันหรือรายสัปดาห์จะให้ผลดีกว่ามาก

Pulse Survey แทนแบบสำรวจประจำปีได้เลยหรือไม่ในหลายองค์กรทำได้ แต่ไม่จำเป็นต้องรีบ วิธีที่ปลอดภัยกว่าคือใช้ควบคู่กันในปีแรก ให้ Pulse Survey ทำหน้าที่ติดตามระหว่างปี และให้แบบสำรวจประจำปีทำหน้าที่ลงลึกและเทียบกับ Benchmark เมื่อคุณเห็นว่าข้อมูลรายวันหรือรายสัปดาห์ตอบคำถามของผู้บริหารได้ครบแล้ว การลดขนาดแบบสำรวจประจำปีลงจะเป็นการตัดสินใจที่มีข้อมูลรองรับ

ทำอย่างไรให้พนักงานตอบตามจริงสามอย่างที่ได้ผลที่สุดคือ หนึ่ง อธิบายให้ชัดว่าใครเห็นข้อมูลอะไรและข้อมูลถูกรวมกลุ่มอย่างไร สอง ทำให้สั้นพอที่จะตอบได้ในไม่กี่สิบวินาที และสาม สื่อสารกลับทุกครั้งว่าคำตอบรอบที่แล้วนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง ข้อสามคือสิ่งที่ทำให้อัตราการตอบในรอบถัดไปสูงขึ้น

เอกสารอ้างอิง

[1] Gallup. (2015). State of the American Manager: Analytics and Advice for Leaders. https://news.gallup.com/businessjournal/182792/managers-account-variance-employee-engagement.aspx

[2] Qualtrics. What is an employee pulse survey? https://www.qualtrics.com/experience-management/employee/what-is-employee-pulse-survey/

[3] Culture Amp. Employee pulse surveys. https://www.cultureamp.com/blog/employee-pulse-survey

[4] Allen, J., Jain, S., & Church, A. (2020). Using a Pulse Survey Approach to Drive Organizational Change.

[5] Happily.ai. ข้อมูลอัตราการใช้งานภายในแพลตฟอร์ม (97% adoption) และดัชนี DEBI