เทมเพลตการประชุม 1:1: รูปแบบ 30 นาทีที่สร้างความไว้วางใจ (ไม่ใช่แค่อัปเดตสถานะ)

ทีมที่มีการประชุม 1:1 รายสัปดาห์มีคะแนนความผูกพันสูงกว่า 23% แต่นี่คือสิ่งที่การวิจัยไม่ได้บอก: การประชุมเหล่านั้นส่วนใหญ่เป็นแค่การอัปเดตสถานะที่ควรเป็นข้อความ Slack

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ความถี่ แต่อยู่ที่รูปแบบ

เทมเพลตนี้ให้โครงสร้าง 30 นาทีที่ทำในสิ่งที่การประชุม 1:1 ควรทำ: เผยปัญหาก่อนที่จะกลายเป็นการลาออก สร้างความไว้วางใจที่อยู่รอดจากการสนทนาที่ยาก และพัฒนาคนที่เป็นตัวตัดสินว่าองค์กรของคุณจะขยายได้สำเร็จหรือไม่

เทมเพลตการประชุม 1:1 (30 นาที)

คัดลอกรูปแบบนี้ ปรับคำถาม แต่รักษาโครงสร้างไว้

ส่วนที่ 1: การเปิดที่นำโดยพนักงาน (10 นาที)

วัตถุประสงค์: ค้นพบสิ่งที่อยู่ในใจพวกเขาจริงๆ ไม่ใช่สิ่งที่คุณคิดว่าสำคัญ

เริ่มด้วยคำถามเปิดหนึ่งข้อ แล้วเงียบ

คำถามติดตามเมื่อพวกเขาพูดว่า "ทุกอย่างปกติดี":

• "ถ้าคุณเปลี่ยนได้สิ่งหนึ่งเกี่ยวกับวิธีที่เราทำงาน มันจะเป็นอะไร?"
• "มีอะไรที่ทำให้คุณหงุดหงิดสัปดาห์นี้บ้างไหม แม้แค่เล็กน้อย?"
• "ในสเกล 1-10 คุณรู้สึกมีพลังแค่ไหน? อะไรจะทำให้มันเพิ่มขึ้นหนึ่งจุด?"

ทำไมส่วนนี้สำคัญ: ผู้จัดการที่ให้พนักงานนำการสนทนาจะได้ยินเกี่ยวกับปัญหาเร็วกว่า 2-3 สัปดาห์เมื่อเทียบกับผู้จัดการที่ดำเนินการประชุมจากวาระ เวลานำนั้นคือความแตกต่างระหว่างการโค้ชและการควบคุมความเสียหาย

ส่วนที่ 2: การแลกเปลี่ยนฟีดแบ็ก (10 นาที)

วัตถุประสงค์: สร้างกล้ามเนื้อฟีดแบ็กในทั้งสองทิศทาง นี่คือจุดที่ความไว้วางใจทบต้น

ผู้จัดการถึงพนักงาน (5 นาที)

ให้ฟีดแบ็กเฉพาะเจาะจงหนึ่งชิ้นจากสัปดาห์ที่ผ่านมา ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสังเกตเห็นและผลกระทบ

พนักงานถึงผู้จัดการ (5 นาที)

ขอฟีดแบ็กเกี่ยวกับตัวคุณเอง รู้สึกไม่สบายใจ ทำมันอยู่ดี

ทำไมส่วนนี้สำคัญ: ทีมที่ฟีดแบ็กไหลทั้งสองทางมีการลาออก "กะทันหัน" น้อยกว่า 40% เมื่อพนักงานสามารถบอกผู้จัดการว่าอะไรไม่ได้ผล พวกเขาไม่จำเป็นต้องบอก HR

ส่วนที่ 3: การเติบโตและการพัฒนา (5 นาที)

วัตถุประสงค์: เชื่อมต่องานวันนี้กับอาชีพในอนาคต นี่คือวิธีที่คุณรักษาคนเก่งไว้

เลือกหนึ่งคำถามต่อการประชุม หมุนเวียนผ่านคำถามเหล่านี้ตลอดเวลา:

ความต้องการในการติดตาม: ถ้าคุณพูดคุยเรื่องการพัฒนาแล้วไม่มีอะไรเปลี่ยน คุณได้สร้างความเหยียดหยาม ดีกว่าที่จะข้ามส่วนนี้ไปเลยมากกว่าทำสัญญาที่คุณไม่รักษา

เชื่อมต่อแต่ละการสนทนากับขั้นตอนถัดไปที่เฉพาะเจาะจง: โปรเจกต์ที่จะเข้าร่วม ทักษะที่จะฝึก คนที่จะเชื่อมต่อด้วย

ส่วนที่ 4: การจัดแนวและข้อตกลง (5 นาที)

วัตถุประสงค์: จบด้วยความชัดเจน อะไรสำคัญที่สุด? เราแต่ละคนตกลงอะไร?

บันทึกและส่ง: ภายใน 24 ชั่วโมง ส่งสรุปสั้นๆ ของข้อตกลง สูงสุดสามจุด นี่สร้างความรับผิดชอบและแสดงว่าคุณใส่ใจ

รายการคำถาม: อ้างอิงด่วน

เมื่อคุณมีเวลาเตรียมน้อย ดึงจากรายการนี้

เพื่อเผยสิ่งที่เกิดขึ้นจริง

• "อะไรคือส่วนที่ยากที่สุดของงานคุณตอนนี้?"
• "คุณต้องการอะไรจากฉันที่คุณไม่ได้รับ?"
• "ถ้าคุณเป็นฉัน คุณจะทำอะไรต่างออกไป?"
• "มีอะไรที่คุณหยุดพูดถึงเพราะไม่มีอะไรเปลี่ยนบ้างไหม?"

เพื่อให้ฟีดแบ็กที่ดีขึ้น

• "นี่คือสิ่งที่ฉันสังเกตเห็น... นี่คือผลกระทบ... นี่คือสิ่งที่ฉันแนะนำ"
• "ฉันอยากแบ่งปันการสังเกต ตอนนี้เวลาดีไหม?"
• "คุณทำ [สิ่งเฉพาะ] สัปดาห์นี้ที่ฉันคิดว่าควรทำซ้ำ"

เพื่อโค้ชการพัฒนา

• "อะไรจะทำให้คุณรู้สึกมั่นใจมากขึ้นในบทบาทของคุณ?"
• "คุณอยากเรียนรู้จากใคร และอะไรจะช่วยให้มันเกิดขึ้น?"
• "คุณจะเสี่ยงอะไรถ้าคุณรู้ว่าคุณมีการสนับสนุนจากฉัน?"

เพื่อตรวจสอบการจัดแนว

• "คุณชัดเจนแค่ไหนเกี่ยวกับว่าความสำเร็จหน้าตาเป็นอย่างไรในไตรมาสนี้?"
• "มีอะไรที่ฉันพูดไปที่ขัดแย้งกับสิ่งอื่นที่ฉันพูดไหม?"
• "มีลำดับความสำคัญหนึ่งที่คุณจะกำจัดถ้าคุณทำได้คืออะไร?"

วิธีนำเทมเพลตนี้ไปใช้

สัปดาห์ที่ 1: ตั้งความคาดหวัง

บอกพนักงานของคุณว่าอะไรจะเปลี่ยน ส่งเทมเพลตนี้ให้พวกเขา อธิบายโครงสร้าง: "ฉันอยากให้การประชุม 1:1 ของเราโฟกัสที่คุณ ไม่ใช่สถานะโปรเจกต์ ฉันจะขอฟีดแบ็กจากคุณเกี่ยวกับฉัน เราจะใช้เวลากับการพัฒนาของคุณ"

การตั้งบริบทป้องกันความวิตกกังวล "เกิดอะไรขึ้น?" ที่ฆ่าการสนทนาตรงไปตรงมา

สัปดาห์ที่ 2-4: สร้างนิสัย

ยึดติดกับโครงสร้างแม้ว่าจะรู้สึกอึดอัด การเปิดที่นำโดยพนักงานครั้งแรกๆ อาจได้ "ไม่มีอะไรจริงๆ" คำขอฟีดแบ็กครั้งแรกๆ อาจได้ "คุณทำได้ดี"

นี่ปกติ คุณกำลังสร้างนิสัยใหม่ พนักงานต้องเห็นว่าคุณสม่ำเสมอก่อนที่พวกเขาจะไว้วางใจรูปแบบ

เดือนที่ 2+: ปรับและลงลึก

เมื่อโครงสร้างคุ้นเคยแล้ว ปรับเวลาตามสิ่งที่สำคัญ สัปดาห์ที่มีปัญหาผลงานอาจต้องใช้ 15 นาทีในการให้ฟีดแบ็ก สัปดาห์ก่อนการพูดคุยเรื่องเลื่อนตำแหน่งอาจต้องใช้ 15 นาทีในการพัฒนา

เทมเพลตเป็นจุดเริ่มต้น ไม่ใช่สคริปต์

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่เสียเวลา 30 นาที

ข้อผิดพลาดที่ 1: เริ่มด้วยวาระของคุณ

การเปิดที่นำโดยพนักงานมีอยู่เพราะสิ่งที่อยู่ในใจพวกเขามักจะสำคัญกว่าสิ่งที่อยู่ในใจคุณ ถ้าคุณนำด้วยหัวข้อของคุณ คุณส่งสัญญาณว่าการประชุมนี้เป็นเพื่อประโยชน์ของคุณ

เริ่มด้วยความกังวลของพวกเขา จัดการของคุณทีหลัง

ข้อผิดพลาดที่ 2: ถือว่า "ทุกอย่างปกติ" เป็นคำตอบ

"ปกติ" หมายถึงสามสิ่ง: ไม่มีอะไรผิด (หายาก), มีอะไรผิดแต่พวกเขาไม่ไว้วางใจคุณ (พบบ่อย), หรือพวกเขาไม่ได้คิดเรื่องนี้ (พบบ่อยเช่นกัน)

ซักถามด้วยคำถามเฉพาะ "อะไรทำให้คุณหงุดหงิดสัปดาห์นี้ แม้แค่เล็กน้อย?" เผยปัญหาที่ "ทุกอย่างเป็นอย่างไรบ้าง?" ไม่เคยจะ

ข้อผิดพลาดที่ 3: ข้ามฟีดแบ็กเพราะไม่สบายใจ

การแลกเปลี่ยนฟีดแบ็กคือจุดที่ความไว้วางใจทบต้น ข้ามมัน และคุณได้เอา 10 นาทีที่มีค่าที่สุดออกจากการประชุม

ถ้าคุณคิดฟีดแบ็กที่จะให้ไม่ได้ คุณไม่ได้ใส่ใจ ถ้าพวกเขาให้ฟีดแบ็กคุณไม่ได้ พวกเขาไม่รู้สึกปลอดภัย ทั้งสองปัญหาควรวินิจฉัย

ข้อผิดพลาดที่ 4: พูดคุยเรื่องการพัฒนาโดยไม่ติดตาม

ไม่มีอะไรสร้างความเหยียดหยามได้เร็วกว่าการสนทนาเรื่องการเติบโตที่ไม่นำไปไหน ถ้าคุณถามเกี่ยวกับเป้าหมายอาชีพของพวกเขาแล้วไม่ทำอะไร คุณส่งสัญญาณว่าคำถามนั้นเป็นการแสดงผลงาน

ดีกว่าที่จะข้ามส่วนนี้ไปเลยมากกว่าทำสัญญาที่คุณไม่รักษา

ข้อผิดพลาดที่ 5: ปล่อยให้โปรเจกต์กินการประชุม

การอัปเดตโปรเจกต์รู้สึกมีประสิทธิผลเพราะมันเป็นรูปธรรม แต่มันอยู่ใน standups การประชุมทีม หรืออัปเดต async

ถ้าการพูดคุยโปรเจกต์สำคัญ นัดประชุมแยก ปกป้องการประชุม 1:1 สำหรับการสนทนาที่เกิดได้แค่ตัวต่อตัว

ทำไมสิ่งนี้สำคัญสำหรับองค์กรที่กำลังขยาย

ผู้จัดการคิดเป็น 70% ของความแปรปรวนในคะแนนความผูกพันของทีม ไม่ใช่ค่าตอบแทน ไม่ใช่สวัสดิการ ไม่ใช่คำชี้แจงพันธกิจของบริษัท ผู้จัดการ

สำหรับ CEO และผู้ก่อตั้ง สิ่งนี้สร้างทั้งความท้าทายและคันโยก

ความท้าทาย: เมื่อคุณขยาย คุณภาพของผู้จัดการของคุณกำหนดคุณภาพของวัฒนธรรมของคุณ คุณไม่สามารถรับประกันเป็นการส่วนตัวว่าทุกทีมมีประสบการณ์ที่ดี คุณต้องการผู้จัดการที่ทำได้

คันโยก: การประชุม 1:1 คือการลงทุนที่มีคันโยกสูงสุดในประสิทธิภาพของผู้จัดการ ผู้จัดการที่ดำเนินการประชุม 1:1 ที่ยอดเยี่ยมจะเผยปัญหาเร็ว พัฒนาคนของพวกเขา และรักษาคนเก่งไว้ ผลลัพธ์เหล่านี้ทบต้นเมื่อองค์กรเติบโต

การวิจัยแสดงว่าผู้จัดการส่งผลต่อสุขภาพจิตของพนักงานเท่ากับคู่สมรสและมากกว่านักจิตวิทยา การประชุม 1:1 รายสัปดาห์คือจุดที่อิทธิพลนั้นรวมตัว ทำให้ถูกต้อง และคุณได้ปรับปรุงผลลัพธ์สุขภาพจิตสำหรับทุกคนในทีมของผู้จัดการนั้น

เทมเพลตด้านบนจัดรูปแบบสิ่งที่ผู้จัดการที่มีประสิทธิภาพทำโดยสัญชาตญาณ โดยการให้โครงสร้างแก่ผู้จัดการทุกคน คุณยกระดับพื้น ผู้จัดการที่จะสะดุดผ่านการอัปเดตสถานะตอนนี้มีกรอบที่ใช้งานได้

เอกสารที่รัน: ระบบปฏิบัติการ 1:1 ของคุณ

สร้างเอกสารแชร์กับแต่ละพนักงาน ใช้โครงสร้างนี้:

## [ชื่อพนักงาน] - [ชื่อผู้จัดการ] บันทึก 1:1

### หัวข้อสำหรับการประชุมครั้งต่อไป
- [พนักงานเพิ่มรายการที่นี่ตลอดสัปดาห์]
- [ผู้จัดการเพิ่มรายการที่นี่ตลอดสัปดาห์]

### [วันที่] บันทึกการประชุม
**สิ่งที่เราพูดคุย:**
-
-

**ข้อตกลง:**
- [ข้อตกลงผู้จัดการ]:
- [ข้อตกลงพนักงาน]:

**โฟกัสการพัฒนา:**
-

เอกสารนี้มีสามวัตถุประสงค์:

1. การเตรียมตัว: ทั้งสองฝ่ายมาพร้อมที่จะพูดคุยสิ่งที่สำคัญ ไม่ใช่สิ่งที่พวกเขาจำได้
2. ความต่อเนื่อง: คุณสามารถอ้างอิงการสนทนาก่อนหน้า "เดือนที่แล้วคุณพูดถึงอยากมีการมองเห็นมากขึ้นกับผู้นำ นี่คือโปรเจกต์ที่จะช่วย"
3. ความรับผิดชอบ: ข้อตกลงที่เขียนไว้ลืมยากกว่าที่พูดด้วยปาก

การวัดว่าการประชุม 1:1 ของคุณได้ผลหรือไม่

ติดตามสัญญาณเหล่านี้ตลอดเวลา:

ถ้าคุณไม่เห็นสัญญาณเหล่านี้หลังจากการประชุม 1:1 สม่ำเสมอ 8-12 สัปดาห์ ทบทวนโครงสร้าง ปัญหามักเป็นหนึ่งในเหล่านี้: พนักงานไม่รู้สึกปลอดภัย (คุณพูดมากเกินไปหรือตอบสนองไม่ดีต่อฟีดแบ็กยาก), รูปแบบไม่สม่ำเสมอ (คุณยกเลิกหรือด้นสด), หรือข้อตกลงไม่ถูกรักษา (คุณสร้างความเหยียดหยาม)

เริ่มสัปดาห์นี้

เลือกพนักงานหนึ่งคน นัดประชุม 30 นาทีที่เกิดซ้ำ ส่งเทมเพลตนี้พร้อมบันทึกสั้นๆ: "ฉันอยากปรับโครงสร้างการประชุม 1:1 ของเราให้โฟกัสที่คุณมากขึ้น นี่คือรูปแบบที่ฉันอยากลอง"

ในการประชุมครั้งแรกของคุณ เริ่มด้วย: "มีอะไรอยู่ในใจไหม?" แล้วฟัง การสนทนาที่ตามมาจะบอกคุณว่าคุณมีการประชุม 1:1 ที่ถูกต้องมาตลอด หรือว่าเทมเพลตนี้เพิ่งแสดงให้คุณเห็นสิ่งที่คุณพลาดไป

การลงทุนคือ 30 นาทีต่อสัปดาห์ ผลตอบแทนคือทีมที่เผยปัญหาเร็ว พัฒนาเร็วขึ้น และอยู่นานกว่า

Happily.ai ช่วยผู้จัดการติดตามประสิทธิภาพของการประชุม 1:1 และให้คำถามการสนทนาที่เผยสิ่งที่พนักงานไม่ได้พูด ดูว่าองค์กรชั้นนำสร้างความสามารถของผู้จัดการในระดับใหญ่ได้อย่างไร