วิธีจัดประชุม 1:1 ที่ปรับปรุงประสิทธิภาพจริง

ทีมที่มีการประชุม 1:1 รายสัปดาห์แสดงคะแนนความผูกพันสูงกว่า 23% เมื่อเทียบกับทีมที่ประชุมรายเดือนหรือตามโอกาส แต่หัวหน้าส่วนใหญ่ดิ้นรนที่จะทำให้การประชุมเหล่านี้คุ้มค่า ปัญหาไม่ใช่ความถี่ แต่เป็นโครงสร้าง

คู่มือนี้ครอบคลุมแนวทางการประชุม 1:1 ที่ได้รับการพิสูจน์ซึ่งขับเคลื่อนประสิทธิภาพ สร้างความไว้วางใจ และป้องกันปัญหาก่อนที่จะบานปลาย

ทำไมการประชุม 1:1 ส่วนใหญ่ล้มเหลว

การประชุม 1:1 ทั่วไปทำตามรูปแบบที่คาดเดาได้ หัวหน้าถามว่า "เป็นไงบ้าง?" พนักงานตอบว่า "ดีครับ/ค่ะ" พวกเขาพูดคุยเรื่องอัปเดตโปรเจกต์สองสามเรื่อง การประชุมจบลง ไม่มีใครรู้สึกว่าเวลานั้นใช้ไปอย่างคุ้มค่า

สามความผิดพลาดทำให้เกิดความล้มเหลวนี้:

การอัปเดตสถานะครอบงำ สถานะโปรเจกต์ควรอยู่ในการประชุมทีมหรืออัปเดตแบบ async การประชุม 1:1 ที่มุ่งเน้นงานพลาดโอกาสสำหรับการสนทนาที่ลึกซึ้งกว่า

หัวหน้าพูดมากเกินไป งานวิจัยจาก Project Oxygen ของ Google พบว่าหัวหน้าที่ดีที่สุดฟังมากกว่าพูด การประชุม 1:1 ที่มีประสิทธิภาพมีพนักงานพูด 70-90% ของเวลา

ไม่มีโครงสร้างที่สม่ำเสมอ หากไม่มีกรอบ การสนทนาจะลอยไปสู่สิ่งที่รู้สึกเร่งด่วน หัวข้อสำคัญถูกเบียดออกโดยความกังวลเฉพาะหน้า

โครงสร้าง 1:1 ที่ได้รับการพิสูจน์

การประชุม 1:1 ที่มีประสิทธิภาพทำตามรูปแบบที่สม่ำเสมอซึ่งสมดุลความต้องการเฉพาะหน้ากับการพัฒนาระยะยาว นี่คือโครงสร้างที่หัวหน้าที่มีประสิทธิภาพสูงใช้:

ส่วนที่ 1: การเปิดที่นำโดยพนักงาน (10-15 นาที)

เริ่มด้วยคำถามเปิดและปล่อยให้พนักงานนำ คำถามเปิดที่ดีรวมถึง:

• "มีอะไรอยู่ในใจ?"
• "อะไรจะเป็นประโยชน์ที่สุดที่จะพูดคุยวันนี้?"
• "อะไรคือความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดของคุณในสัปดาห์นี้?"

ต้านทานความอยากที่จะกระโดดเข้าไปพร้อมวิธีแก้ปัญหา งานของคุณในส่วนนี้คือการเข้าใจ ไม่ใช่การแก้ไข ถามคำถามติดตาม: "บอกเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนั้น" "คุณลองอะไรบ้างแล้ว?" "คุณรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับมัน?"

การเปิดนี้ทำสองสิ่ง หนึ่ง มันทำให้เห็นสิ่งที่พนักงานถือว่าสำคัญที่สุด บ่อยครั้งสิ่งนี้แตกต่างจากสิ่งที่หัวหน้าจะเลือก สอง มันส่งสัญญาณว่าความกังวลของพนักงานสำคัญ สิ่งนี้สร้างความปลอดภัยทางจิตใจตามเวลา

ส่วนที่ 2: การแลกเปลี่ยนฟีดแบ็ก (5-10 นาที)

ส่วนกลางมุ่งเน้นที่ฟีดแบ็กในทั้งสองทิศทาง

หัวหน้าถึงพนักงาน: แบ่งปันฟีดแบ็กเฉพาะหนึ่งชิ้นจากสัปดาห์ที่ผ่านมา เป็นรูปธรรม "ฉันสังเกตเห็นวิธีที่คุณจัดการกับสายลูกค้าเมื่อวันอังคาร วิธีที่คุณยอมรับความผิดหวังของพวกเขาก่อนกระโดดไปที่วิธีแก้ปัญหาช่วยลดความตึงเครียดของสถานการณ์" การชมเชยเฉพาะเจาะจงเสริมพฤติกรรม การชมเชยคลุมเครือ ("ทำได้ดีสัปดาห์นี้") ไม่สอนอะไรเลย

สำหรับฟีดแบ็กเชิงสร้างสรรค์ ใช้โมเดล SBI:

• สถานการณ์: "ในการประชุมทีมเมื่อวาน..."
• พฤติกรรม: "...เมื่อคุณขัดจังหวะซาร่าสองครั้ง..."
• ผลกระทบ: "...มันทำให้เธอยากที่จะพูดให้จบ และคนอื่นดูลังเลที่จะพูดหลังจากนั้น"

พนักงานถึงหัวหน้า: ถามว่า "ฉันทำอะไรได้บ้างที่จะช่วยคุณได้มากขึ้น?" หรือ "มีอะไรที่ฉันทำอยู่ที่เป็นอุปสรรคต่อคุณไหม?" คำถามนี้รู้สึกอึดอัดในตอนแรก พนักงานอาจไม่ตอบอย่างซื่อสัตย์จนกว่าคุณจะแสดงให้เห็นว่าคุณต้องการฟีดแบ็กจริงๆ ยืนหยัด เมื่อเวลาผ่านไป สิ่งนี้จะกลายเป็นส่วนที่มีคุณค่าที่สุดของ 1:1 ของคุณ

ส่วนที่ 3: การพัฒนาและการโค้ช (5-10 นาที)

อุทิศเวลาให้กับการเติบโต แยกจากความกังวลงานเฉพาะหน้า คำถามสำหรับส่วนนี้:

• "ทักษะอะไรที่คุณต้องการพัฒนาในไตรมาสนี้?"
• "คุณเห็นตัวเองอยู่ที่ไหนในสองปี?"
• "โปรเจกต์อะไรที่จะท้าทายคุณในทางที่ดี?"
• "มีอะไรที่คุณอยากเรียนรู้?"

เชื่อมต่อการสนทนาเหล่านี้กับโอกาสที่เป็นรูปธรรม ถ้าพนักงานต้องการปรับปรุงทักษะการนำเสนอ มองหาการนำเสนอที่กำลังจะมาที่พวกเขาสามารถนำได้ ถ้าพวกเขาต้องการการมองเห็นกับผู้บริหารระดับสูงมากขึ้น หาโปรเจกต์ที่สร้างการเปิดเผยนั้น

ส่วนที่ 4: การจัดแนวและขั้นตอนถัดไป (5 นาที)

ปิดโดยรับรองความชัดเจนเกี่ยวกับลำดับความสำคัญและข้อผูกมัด

• "ลำดับความสำคัญสูงสุดของคุณสำหรับสัปดาห์นี้คืออะไร?"
• "มีอะไรที่ขัดขวางคุณที่ฉันสามารถช่วยเอาออกได้ไหม?"
• "เราตกลงอะไรกันวันนี้?"

บันทึกรายการการดำเนินการระหว่างการประชุม ส่งสรุปสั้นๆ ภายหลัง สิ่งนี้สร้างความรับผิดชอบและแสดงว่าคุณจริงจังกับการสนทนา

สถานการณ์ 1:1 ที่พบบ่อยและวิธีจัดการ

เมื่อพนักงานบอกว่า "ทุกอย่างดี"

อย่ายอมรับสิ่งนี้ตามที่เห็น ลองคำถามที่เฉพาะเจาะจงกว่า:

• "อะไรคือสิ่งหนึ่งที่ทำให้คุณหงุดหงิดสัปดาห์นี้?"
• "ถ้าคุณเปลี่ยนสิ่งหนึ่งเกี่ยวกับวิธีที่เราทำงาน จะเป็นอะไร?"
• "ในระดับ 1-10 คุณรู้สึกมีพลังแค่ไหนเกี่ยวกับงานของคุณตอนนี้?"

ถ้าพวกเขายังไม่ยอมเปิดใจ ปัญหาน่าจะเป็นความไว้วางใจ มุ่งเน้นที่ความสม่ำเสมอและการทำตามสัญญา เมื่อเวลาผ่านไป พนักงานจะเรียนรู้ว่าการพูดความจริงปลอดภัยหรือไม่

เมื่อมีปัญหาประสิทธิภาพ

แก้ไขโดยตรงแต่แยกจากหัวข้อ 1:1 ปกติ เริ่มการประชุมโดยตั้งชื่อปัญหา: "ฉันต้องการพูดคุยเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่พลาดในโปรเจกต์ Henderson" เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น สิ่งที่คุณคาดหวัง และสิ่งที่ต้องเปลี่ยน

จากนั้นฟัง ปัญหาประสิทธิภาพมักมีสาเหตุพื้นฐาน พนักงานอาจรู้สึกท่วมท้น ไม่ชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวัง หรือจัดการกับสถานการณ์ส่วนตัว การเข้าใจสาเหตุช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาที่ถูกต้อง

เมื่อพนักงานถอนตัว

การถอนตัวไม่ค่อยปรากฏอย่างกะทันหัน ระวังสัญญาณเตือน: การมีส่วนร่วมในการประชุมน้อยลง คำถามน้อยลง คุณภาพงานลดลง แก้ไขเร็ว

ถามตรงๆ: "ฉันสังเกตว่าคุณดูมีพลังน้อยลงช่วงหลัง เกิดอะไรขึ้น?" ฟังโดยไม่ตัดสิน บางครั้งวิธีแก้คือความท้าทายใหม่ บางครั้งคือการเอาอุปสรรคออก บางครั้งบทบาทไม่เหมาะสม คุณไม่สามารถแก้ปัญหาได้จนกว่าคุณจะเข้าใจมัน

เมื่อคุณต้องส่งข่าวยาก

ใช้การตั้งค่า 1:1 สำหรับการสนทนาที่ยาก เตรียมสิ่งที่คุณจะพูด พูดตรงและเห็นอกเห็นใจ ให้พนักงานมีพื้นที่ที่จะตอบสนอง อย่ารีบผ่านไปเพื่อทำให้ตัวเองรู้สึกสบายขึ้น

ติดตามใน 1:1 ครั้งต่อไป ข่าวยากต้องการเวลาในการประมวลผล ตรวจสอบว่าพวกเขาเป็นอย่างไร

การทำให้ 1:1 ยั่งยืน

ความสม่ำเสมอสำคัญกว่าระยะเวลา การประชุม 30 นาทีรายสัปดาห์ที่เชื่อถือได้ดีกว่าการประชุมชั่วโมงที่ไม่สม่ำเสมอ นี่คือวิธีรักษานิสัย:

กำหนดการ 1:1 เป็นการประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำ บล็อกเวลาและปกป้องมัน การยกเลิกส่งสัญญาณว่าพนักงานไม่ใช่ลำดับความสำคัญ

เก็บเอกสารที่ทำงานอยู่ ใช้เอกสารที่แชร์ที่ทั้งคุณและพนักงานสามารถเพิ่มหัวข้อตลอดสัปดาห์ สิ่งนี้ป้องกันการลืมรายการสำคัญและแสดงการเตรียมตัว

อยู่กับปัจจุบัน ปิดแล็ปท็อป เก็บโทรศัพท์ การสบตาและความสนใจเต็มที่สื่อถึงความเคารพ

ทำตามสัญญา ถ้าคุณมุ่งมั่นทำอะไรใน 1:1 ทำมัน ไม่มีอะไรทำลายความไว้วางใจเร็วกว่าสัญญาที่ลืม

การวัดประสิทธิภาพ 1:1

ติดตามว่า 1:1 ของคุณทำงานหรือไม่ สัญญาณของ 1:1 ที่มีประสิทธิภาพรวมถึง:

• พนักงานนำปัญหามาให้คุณก่อนที่จะบานปลาย
• การสนทนาฟีดแบ็กง่ายขึ้นตามเวลา
• คะแนนความผูกพันของทีมดีขึ้น
• คุณประหลาดใจน้อยลงกับปัญหา

ข้อมูลของ Happily.ai แสดงว่าหัวหน้าที่จัดการ 1:1 รายสัปดาห์ด้วยโครงสร้างที่สม่ำเสมอเห็น:

• คะแนนความผูกพันของทีมสูงขึ้น 23%
• การแก้ไขปัญหาประสิทธิภาพเร็วขึ้น 31%
• การลาออกที่ไม่คาดคิดลดลง 40%

สิ่งสำคัญที่ควรจำ

• จัดโครงสร้าง 1:1 ของคุณ: การเปิดที่นำโดยพนักงาน การแลกเปลี่ยนฟีดแบ็ก การพัฒนา การจัดแนว
• ปล่อยให้พนักงานพูด 70-90% ของเวลา
• ขอฟีดแบ็กเกี่ยวกับตัวคุณเอง ไม่ใช่แค่ให้ฟีดแบ็กกับพวกเขา
• บันทึกรายการการดำเนินการและทำตามข้อผูกมัด
• ปกป้องเวลาประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำเป็นสิ่งศักดิ์สิทธิ์

เริ่มสัปดาห์นี้

เลือกพนักงานหนึ่งคนและลองแนวทางที่มีโครงสร้างใน 1:1 ครั้งต่อไปของคุณ เตรียมคำถามปลายเปิดสามข้อ มุ่งมั่นที่จะฟังมากกว่าพูด ขอฟีดแบ็กเกี่ยวกับการจัดการของคุณ ดูว่าอะไรปรากฏขึ้น

การลงทุนคือ 30 นาทีต่อสัปดาห์ต่อคน ผลตอบแทนคือทีมที่ทำงานได้ดีขึ้น ไว้วางใจคุณมากขึ้น และอยู่นานขึ้น

Happily.ai ช่วยหัวหน้าติดตามประสิทธิภาพ 1:1 และให้คำแนะนำการสนทนาที่ทำให้หัวข้อสำคัญปรากฏ ดูว่าบริษัทชั้นนำพัฒนาหัวหน้าของพวกเขาอย่างไร